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Implementando ERP en el punto de venta: 10 ventajas visibles

El progreso tecnológico ha dejado borroso los límites entre las redes sociales, compras en línea, y los sistemas de comercio electrónico. Como el punto de venta se ha transformado a múltiples formas, existe la necesidad por encontrar una solución que pueda mantenerse al día con las exigencias tecnológicas actuales de venta al por menor.

Los clientes han llegado a esperar un cierto nivel de calidad cuando se trata de venta al por menor; se espera que la atención y compra sea rápida, asequible y flexible.

Acceso a la nube

Ten en cuenta el número de franquicias y lugares en línea donde un cliente puede ser capaz de hacer una compra. Con un Punto de Venta integrado con soluciones ERP, tendrás la capacidad de asegurar si el item en cuestión está en stock y si el cliente puede ser capaz de comprarlo.

Costos controlados

Los costos de implementación de la solución ERP son bastante controlados, ya que desde el inicio el propietario de la empresa sólo tiene que pagar por los servicios que se requieren. Por lo tanto el flujo de caja está protegido, evitando grandes pagos por adelantado, lo que permite al minorista escalar sus negocios a su antojo.

Agrupando aplicaciones de negocios

Una vez que todos los sistemas han sido agrupados e integrados, los costos de mantenimiento y actualización se reducirán significativamente. Esto se verá facilitado por la capacidad de sincronizar los sistemas y la implementación de actualizaciones y nuevas versiones, todo al mismo tiempo y en conjunto.

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Nuevos minoristas en Retail

Las soluciones ERP en la nube para Puntos de Venta son formas perfectas para empezar, ya que no tienes que preocuparte por reacondicionamientos de instalación del hardware o del sistema. De hecho, los nuevos sistemas operativos se pueden implementar o actualizar sin necesidad de arrancar los sistemas anteriores.

Los minoristas que han estado en el mercado, tampoco tienen que preocuparse, ya que desde las prueba iniciales hasta las implementaciones de las soluciones cloud las transferencias serán 100% limpias.

Seguridad mejorada

A medida que se implementan estos sistemas ERP en la nube, proporcionarán datos transparentes y en tiempo real sobre la relación del flujo de efectivo y las transferencias de mercancías.

Escalabilidad

La flexibilidad con los sistemas ERP en la nube te permitirá escalar con facilidad. De hecho, las empresas más pequeñas también tendrán la posibilidad de obtener grandes beneficios corporativos junto con la seguridad a precios más bajos.

Acceso a inventario

Dado que la información se transmite a través de la nube en tiempo real, es posible mantener controles sobre los niveles de inventario con respecto a determinados productos. Una vez que el inventario cae por debajo de un umbral particular, una alerta será enviada para reponer el item y asegurar siempre stock sobre la demanda.

Aplicaciones de usuario

Los terminales de punto de venta POS necesitan funcionar con rapidez y precisión, especialmente en las zonas donde hay un gran número de clientes. Esto llama a la necesidad de que el sistema sea fácil de usar y amigable al usuario. El acceso al sistema se realiza a través de una computadora de escritorio o móvil. Los datos son almacenados en la web y se mantienen en un navegador dedicado.

Historial de compras del cliente

Esto es especialmente aplicable a los sistemas de comercio electrónico con soluciones ERP Cloud implementadas. A medida que los clientes hacen una compra, los minoristas estarán en mejores condiciones para realizar un seguimiento de su historial de compras y mantener registros de sus gustos. Esto ayudará a proporcionarles un mejor soporte al cliente y ofrecer descuentos u ofertas en el futuro.

Rendimiento de los empleados

Empleados dedicados a ciertos terminales también serán evaluados con mayor facilidad en cuanto a su rendimiento en el mostrador. Esta información será transferida directamente a Recursos Humanos, donde se pueden tomar decisiones cruciales relativas a los empleados, bonos y promociones.

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fuente: curiousrubik

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8 consejos para implementar un sistema ERP

Maximiza el retorno de tu inversión en tiempo y dinero al momento de implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning).

Con estos tips podrás aumentar las probabilidades de que tus colaboradores y trabajadores usen el software, ya que un software ERP es una propuesta costosa no solo en términos de licencia y mantenimiento, sino que en la dedicación de recursos y tiempos. El objetivo es llegar a una proyección y planificación que sea viable y rentable a largo plazo.

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Entonces, para implementar un sistema ERP exitoso aquí te dejamos una lista de consejos y tips sobre cómo escoger un programa ERP e implementarlo con resultados positivos.

1.Haz que la alta-gerencia suba a bordo.

Las empresas que sufren más con un sistema ERP son aquellas que no poseen involucramiento de los altos mandos o administrativos. Los recursos en niveles más bajos de la organización no son tomados en cuenta en el proyecto de implementación si no existe un nivel suficiente de involucramiento de las personas que tienen claridad de la cadena de valor completa. No es necesario llegar al punto de saber cada detalle de la configuración del software, pero si es necesario estar concientes de los problemas que pueden estar causando retrasos.

2.Haz una lista completa de los requerimientos antes de comenzar a buscar proveedores de sistema ERP

Comienza definiendo el alcance del proyecto. Enfócate en requerimientos específicos del negocio y de tus sistemas. Entre más específico puedas ser en un comienzo, mas detallado podrán ser los proveedores en sus propuestas de solución ERP.

No hay nada que desvíe más el presupuesto y los tiempos de un proyecto como el asumir u obviar requerimientos. Asegurate de conversar profundamente con los usuarios finales y quienes gestionan a nivel de IT.

Muchas veces se escogen los sistemas ERP basandose en factores como el precio, tecnología actual o de moda, o aquellos sistemas que llamen más la atención. Si no buscamos que el software se adecúe lo másposible a los requerimientos, la empresa quedará susceptible a una solución personalizada costosa que no obtiene los resultados esperados. ¿Cuál es la solución? Encuentra un software ERP que tenga experiencia específica para tu industria, cuyas herramientas y funciones estén diseñadas para resolver tus requerimientos de negocio. El ROI y beneficios a largo plazo los verás si buscas otras empresas a nivel mundial parecidas a la tuya que ya estén usando con resultados comprobables un Enterprise Resource Planning System.

3.No olvides a los usuarios móviles.

En la medida que la movilidad y las tendencias BYOD (Bring your own device) toma importancia en diferentes industrias, el acceso a los sistemas ERP solo desde un laptop ya no es una opción viable. Escoge un sistema ERP que permita a sus usuarios ser productivos en smartphones y tablets, y que al mismo tiempo asegure que información sensible sea segura.

4.Evalúa cuidadosamente las opciones antes de escoger un software ERP.

Una definición incierta de los requerimientos y prioridades vagamente acordadas puede llevar una mala elección de proveedor. Adicionalmente, la falta de participción y feedback de los stakeholders en la etapa de evaluación puede llevar a una baja aceptación y adopción de los usuarios finales, atrasos en las fechas de implementación y los tiempos para ver beneficios finales.

Otro elemento que las organizaciones olvidan al escoger un programa ERP son los reportes y métricas. ¿Qué deseas lograr con el sistema? Es posible con los reportes presentes en el ERP ver beneficios a nivel numérico de tu negocio, personal y recursos? o debo pagar extra para obtener estas métricas personalizadas? Prevee esto en la etapa de elección de proveedor de ERP y no después de realizar un contrato.

También no debes olvidar la integración. Una solución ERP que no funciona con tus sistemas críticos actuales de operación no es una solución sino otro gasto de software inutilizable.

Finalmente, Encuentra un partner que se especialice o tenga experiencia previa en tu industria. Esto te llevará mucho más lejos y rápidamente a ver beneficios si trabajas junto a un proveedor que sabe de lo que habla.

5.Obtén referencias.

Cuando busques un sistema ERP, pregunta al proveedor de la solución de al menos 3 referencias. Consulta a estas referencias de clientes que fue lo que aduvo bien, que funcionó mal y que harían diferente si lo hicieran nuevamente. Si el proveedor no provee al menos referencias de clientes en tu industria puede que no tenga la experiencia que tu necesitas.

Si eres miembro de una asociación de tu industria, pregunta a tus colegas por recomendaciones de ERP.

6.Piensa antes de personalizar.

Considera la cantidad de personalización requerida para configurar y lanzar. Sistemas ultra-persoanlizados generarán mayores costos, no solo en la implementación inicial sino que también en las actualizaciones.

Aquellos negocios con requerimientos especiales necesitan considerar que requerimientos pueden ser trabajados con las configuraciones por defecto. Una solución no-ultra-personalizada puede ofrecer menos flexibildiad pero más estabilidad, y además menor costo inicial y posterior.

Generalmente, los procesos de negocio de las empresas son virtualmente los mismos (enviar-pagar facturas, recolectar ingresos y asegurar recursos). Es por esto que los sistemas ERP fueron construidos en un principio. Las empresas pueden tomar ventaja de los procesos estandar que han funcionado en muchas compañias y han sido probados previamente con buenos resultados.

Si una función de negocio es clave y necesita personalización asegurate de probarla. Recuerda que el costo de personalizar no es solo escribir y testear codigo para la implementacion inicial, sino que proveer soporte a largo plazo y actualizaciones. Manten tu software simple e intenta no entrar a personalizar tu Enterprise Resource Planning System.

7. Asigna un lider de proyecto ERP interno.

No solo te quedes con el project manager del proveedor, ten personas de tu lado para esto. Selecciona a alguien que se siente cómodo gestionando sistemas de software para que sea el líder de proyecto. Esta persona será responsable de recolectar todos los requerimientos de los usuarios finales, aprender de pies a cabeza el nuevo sistema, trabajar con el proveedor sobre los datos a rescatar, coordinar capacitación y actuar como el punto de contacto para todos los empleados.

Uno de los errores más comunes hechos por empresas durante sus implementaciones de ERP es gastar mucho tiempo, energía y dinero seleccionando el software correcto y partners de implementación, solo para asignar un equipo deficiente para implementar. Esto resulta en muchos problemas durante el diseño e implementación, largos tiempos para toma de decisiones y atrasos. Si bien es dificil liberar a tus recursos mas brillantes de sus trabajos de tiempo completo, las implementaciones de ERP no son simples y pueden ser muy costosas. Asi que es importante colocar a las mejores personas para este trabajo. No solo los mejores IT, Si no que al mejor equipo, tus mejores personas.

8.Provee el tiempo que sea necesario y recursos necesarios para capacitar en el sistema ERP.

Aprender una nueva forma de operar requerirá un tiempo significativo para todos, por lo que el equipo del proyecto debe ser proactivo para reducir toda fricción con los empleados a la hora de capacitar. Identifica las necesidades específicas de cada departamento, permitiendo desarrollar programas de entrenamiento que se ajusten a cada uno.

Reconoce que las capacitaciones más efectivas no vienen de fuentes externas. Aquellos empleados con facilidades en tecnología pueden ser capacitados en mayor profundiadad permitiendoles apoyar a los otros empleados. Tener soporte dentro de cada grupo operacional reduce la fricción de aprendizaje.

 

En BES Consulting tenemos más de 8 años implementando soluciones SAP Business One, la solución ERP mundial para pequeñas y medianas empresas. Conoce más de esta solución ERP acá y si no dudes en contactarnos si necesitas evaluar una implementación específica para tu empresa. 

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¿Qué significa ERP? – Qué es un ERP y cuál es su valor

Qué significa ERP

 

ERP es la abreviación de “Enterprise Resource Planning” o su traducción al español como “Sistema de planificación de Recursos”. Corresponden a una categoría de software para empresas que pueden usar para recolectar, almacenar, gestionar e interpretar datos de variadas actividades de negocio como:

  • Planificación de la producción y costos
  • Manufactura o logística
  • Marketing y ventas
  • Gestión de inventario
  • Envío y pagos

 

Para entender mejor qué es un ERP, debes dar un paso atrás y pensar acerca de todos los procesos que son esenciales para que tu negocio funcione, incluyendo la gestión de inventario y órdenes, contabilidad, RRHH, gestión de clientes (CRM) y más. A su nivel más básico, los software ERP integran estas funciones en un sistema completo para la gestión de procesos e información que cruce toda la organización.

La función central de un ERP es una base de datos compartida que soporte múltiples funciones para las diferentes unidades de negocio. En la práctica, esto significa que empleados de diferentes divisiones – por ejemplo, contabilidad y ventas – pueden confiar en la misma información para sus necesidades específicas, acudiendo a un mismo sistema.

El software ERP también ofrece ciertos grados de reportes sincronizados y automatización. En vez de forzar a los empleados a mantener bases de datos separadas y hojas de cálculo que deben ser ingresadas manualmente para generar reportes, los ERP permiten obtener reportes desde un solo sistema. Por ejemplo, con las ordenes de venta fluyendo automáticamente hacia el sistema financiero interno, el departamento de gestión de ordenes puede procesar rápidamente y precisamente, y finanzas puede cerrar los libros y contabilidad más rápido.

Una breve historia acerca de los ERP

 

El termino ERP fue acuñado en 1990 por Gartner, pero sus raíces datan desde 1960. En ese entonces, el concepto era aplicado a la gestión de inventario en el sector productivo.

Los ingenieros de software comenzaron a crear programas para monitorear el inventario, hacer balances y reportar su status. Para 1970, eso evoluciona hacia el concepto de sistemas MRP (Material Requirements Planning) o Planificación de Requerimiento de Materiales para proyectar los procesos productivos.

En 1980, MRP crece para abarcar nuevos procesos productivos llamandolo MRP-II o Manufacturing Resource Planning, que en español corresponde a la planificación de los recursos productivos. Para 1990 estos sistemas se expandieron mas allá del control de inventario y otros procesos operacionales hacia funciones de back-office como contabilidad y recursos humanos, acuñando el término ERP como hoy lo conocemos.

Hoy, ERP se ha expandido para acompañar a la inteligencia de negocios (B.I) mientras puede manejar funciones de front-office como la automatización de la fuerza de venta, marketing y ecommerce. Con el rápido avance de estos productos e historias de éxito justificadas por los sistemas ERP hoy en día muchas compañias en variadas industrias basan su operación en soluciones ERP.

Si bien la E en ERP habla de “Enterprise” hoy existen soluciones que se adaptan a las necesidades de nuevas y medianas empresas, tal como SAP comenzó con un ERP empresarial, hoy SAP Business One es la solución de vuelta de llave en ERP para para las PYMES. Esta solución para pymes no solo hace que sea mas alcanzable en costos sino que más faciles de implementar y gestionar. Las soluciones cloud de ERP permiten reportes en tiempo real haciendolos muy valiosos para los ejecutivos cuando buscan visibilidad de su negocio y operaciones.

Como resultado, empresas de todos los tamaños y de todas las industrias están migrando a soluciones ERP cloud. De hecho, Forrester predice que los ERP basados en SaaS aumentarán 21% anualmente durante 2015.

El valor de negocios de los ERP

 

Los ERP, en su base, ayudan a los empleados a hacer sus trabajos más eficientemente al derribar las barreras entre las unidades de negocio. Específicamente una solución ERP:

  • Entrega una visión global y en tiempo real de los datos, permitiendo a las empresas abordar preocupaciones proactivamente e impulsar mejoras.
  • Mejora el cumplimiento de los estándares financieros y regulatorios, reduciendo los riesgos asociados.
  • Automatiza las operaciones básicas del negocio tales como procesos de venta, llenado de ordenes de compra y procesos de pago.
  • Mejora el servicio al cliente al proveer una fuente de facturación y seguimiento de la relación con el cliente.

 

Cuando sumas todas estas ventajas, el valor de un sistema ERP es claro. Con una solución ERP, los empleados tendrán acceso a información fidedigna que les permitirá tomar mejores decisiones y más rápidas. No solo eso, los ERP ayudarán a eliminar procesos y sistemas redundantes, dramáticamente reduciendo los costos de hacer negocios.

 

 

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Ahora que ya sabes qué es un sistema de software ERP. Si eres una empresa en crecimiento y se está escapando el control del negocio, SAP Business One es la solución ideal para comenzar.

Consulta con el equipo BES la mejor solución para tu empresa.

 

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